O que é Gestão de Processos?
É compreendido pelo conjunto de práticas, realizadas por pessoas e ou equipamentos, destinadas ao aperfeiçoamento sistêmico contínuo (eficiência e eficácia) dos processos em todos os níveis da organização, baseando-se sempre nos objetivos e metas definidos pela alta gestão (sócios e diretores) para cada departamento.
Metodologia:
Com base nesse entendimento, é previsto em nossa metodologia alguns sistemas e ferramentas de gestão de processos organizacionais, conhecida também por BPM (Business Process Management).
Nesse sentido, evidenciamos nosso rigor na adoção de 5 etapas que permitem o a excelência nessa fase:
1. Planejamento:
Momento em que nasce o projeto, ou seja, fase em que se defini o real objetivo do processo analisado ou pretendido, e sua relação com planejamento estratégico da organização;
2. Modelagem:
Trata-se do desenho do fluxo de trabalho, ou seja, descrição de forma visual da sequência de atividades e seus respectivos responsáveis. Nesse momento é de praxe utilizar uma notação padrão para elaboração de um diagrama, conhecida como BPMN (Business Process Management Notation).
Veja exemplo:
- 2.1 Pedido de Compra de material ou serviço:
3. Simulação:
Momento em que as atividades definidas na modelagem são efetivamente testadas, submetendo-as a questionamentos, tais como:
- 3.1 O modelo está apropriado?
- 3.2 Qual o tempo médio para finalização do processo?
- 3.3 Qual o tempo médio para aprovação de cada etapa?
- 3.4 Existem pontos de sobrecarga (possíveis gargalos)?
- 3.5 Todas as áreas relevantes estão inseridas nesse processo?
- 3.6 Os colaboradores estão respondendo positivamente ao novo processo?
- 3.7 Há colaboradores ociosos?
4. Execução:
A partir das experiências obtidas na simulação, que resultaram em novos insights e ajustes, homologa e oficializa-se o processo para todos os entes e departamentos envolvidos diretamente e indiretamente;
5. Monitoramento e Melhoria:
Ao findar o processo de homologação oficialização de um novo processo, se faz necessário dar sequência a sua avaliação, com base nas métricas estabelecidas no (KPI), definindo a continuidade novas etapas de planejamento e modelagem.
Prazos:
O prazo médio entre início e conclusão dessa solução é entre 90 a 180 dias, a depender o porte e da complexidade da situação problema da empresa contratante.
